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伝わる文章の書き方/メールトラブルを未然に防ぐための「読む技術」

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メールを書くときと同じように、
メールを読むときにも
細心の注意を払う必要があります。
もしも、メールに書かれている内容を見落としたり、
誤った形で内容を認識してしまったりすると、
取り返しの付かない問題やトラブルに発展するかもしれません。
1:先週メールでお伝えした商品プランの件ですが、
  いかがでしょうか? 進捗をご連絡いただけると助かります。
2:お見積書の件ですが、前回のメールに添付しているかと思います。
  ご確認いただけますでしょうか。
3:内覧会の出欠のお返事をまだいただいておりません。
  配布物を用意する関係上、本日中にご連絡いただけると助かります。
1のメールを受信して、先週のメールを見直したところ、
確かに「商品プランを検討いただけますでしょうか」と書いてあった。
2のメールを受信して、前回のメールを見直したところ、
確かに見積書が添付されていた。
3のメールを受信して、メールボックスを確認したところ、
確かに「内覧会の出欠確認」のメールが届いていた。
これらはすべて受信者の不注意です。
昨今は、重要な情報をメールだけで
やり取りするケースが少なくありません。
場合によっては「見落としていました」
「違う意味で理解していました」では
済まされないケースもあるはずです。
これまで大きなミスをしたことのない人でも、
「以前も書きましたが~」
「◯◯の件はどうなりましたか?」
「まだ◯◯をいただいておりません。どうなりましたでしょうか?」
というようなメールを頻繁にもらう方は、
十分に注意する必要があります。
メールやメッセージ、チャット等での
文章コミュニケーションでは、
「書くときの意識」と同じく、
「読むときの意識」も重要です。
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