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具体的に示すことが、意思疎通への近道!

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他人と意思疎通を図るうえで、
「具体的に示す」ことは、
とても大切です。
課長「おい山口、例の企画書、
   できるだけ早く仕上げといてな」
平社員の山口は、
言葉に詰まってしまいます。
できるだけ早く……というのは、
一体「いつ」を指しているんだろうか?
今夜中?
明朝まで?
それとも2、3日の猶予はあるのか?
はたまた今週いっぱいは許容範囲か?
山口「あの課長……できるだけ早くというと…?」
課長「できるだけは、できるだけ、だよ!」
これではラチがあきません。
山口「明日は終日外出していますので、
   あさって12日の正午までに提出すれば、
   よろしいでしょうか?」
課長「あさっての昼?
   ちょっと待て、部長に確認してみる」
<部長に確認>
課長「山口、13日の朝10時までに
   仕上がっていれば大丈夫だ」
山口「はい、分かりました」
抽象的な言葉が、
いかに非効率であり、
なおかつ、混乱を招く元凶であるかが、
お分かりいただけるでしょう。
「できるだけ早く」
と言われても、
時間の感覚は人それぞれ違います。
混乱を招くは当然です。
課長が、事前に部長に確認したうえで、
「おい山口、例の企画書、
 13日の朝10時がデッドラインだから、
 それまでに仕上げてくれな」
と伝えてさえいれば、
一往復の会話で済んだはずです。
効率の問題だけではありません。
「できるだけ早く」と伝えた結果、
山口が企画書を仕上げたのが、
15日の朝だった場合、
課長は部長の信頼を失うでしょう。
つまり、具体的に示さないということは、
自分自身にとってのリスクでもあるのです。
「誰かにやらせておけ」←誰かって?
「近いうちにミーティングをしよう」←近いうちって?
「コストは安めに押さえてな」←安めって?
「このロゴをもっとカッコよくしよう」←カッコよくって?
「とことん頑張れ」←とことんって?
「あまり堅苦しくない格好でな」←あまり堅苦しくないって?
よからぬ誤解や混乱を招かないよう
いつでも「具体的に示す」
クセをつけておきましょう。
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